Fungsi Administrasi

Kegiatan administrasi tentu memiliki fungsi dan manfaat. Menurut Quible (2001), terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yakni sebagai berikut.

1. Fungsi rutin

Fungsi rutin adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal, yakni mencakup kegiatan pengarsipan dan penggandaan dokumen. Fungsi rutin dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2. Fungsi teknis

Fungsi teknis adalah fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. Keterampilan Perkantoran yang memadai dapat berupa kemampuan mengoperasikan aplikasi komputer atau mesin-mesin perkantoran. Fungsi ini biasanya dilaksanakan oleh staf administrasi yang tergabung dalam Departemen Teknologi Informasi.

3. Fungsi analisis

Fungsi analisis adalah fungsi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan. Penerapan dari fungsi ini adalah kegiatan analisis laporan dan pengambilan kebijakan baru perusahaan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mendukung kebijakan yang dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi interpersonal

Fungsi interpersonal adalah fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan dalam mengoordinasikan kinerja banyak orang. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh bagian staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial

Fungsi manajerial adalah fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian, pengukuran, dan motivasi, seperti pembuatan anggaran dan evaluasi karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi. 

Sementara itu, menurut Mills (2001), untuk memudahkan pelaksanaan administrasi dalam kehidupan sehari-hari, fungsi administrasi dapat dibedakan menjadi empat macam, yakni sebagai berikut.

1. Perencanaan (planning), yakni kegiatan administrasi yang berfokus pada perancangan, atau penetapan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan administrasi. Hasil dari kegiatan perencanaan akan dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi. Contoh dari kegiatan perencanaan adalah penyusunan anggaran belanja organisasi.

2. Pengorganisasian (organizing), yakni pembagian tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Pada fungsi ini, tugas-tugas dikelompokkan ke dalam beberapa divisi atau bagian, serta dilaksanakan penunjukan pihak-pihak yang bertanggung jawab melaksanakan tugas tersebut. Contoh dari kegiatan pengorganisasian adalah penyusunan dan pembagian kerja bagi para staf administrasi.

3. Kepemimpinan (leading), yakni fungsi manajemen dalam mengarahkan pembagian tugas pegawai berjalan sesuai yang direncanakan. Pada fungsi ini, manajemen juga memotivasi para pegawai untuk berfokus pada tugas dan pekerjaannya demi tercapainya tujuan perusahaan.

4. Pengendalian (controlling), yakni fungsi manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawai dan perkembangan perusahaan. Pada tugas ini, manajemen dapat menetapkan langkah perbaikan apabila ditemukan masalah. Hal tersebut dilakukan agar kegiatan kerja perusahaan tetap berfokus pada tujuannya.